phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ

Kinh nghiệm quản lý trung tâm ngoại ngữ, học viên học tiếng Anh

Khi ngoại ngữ trở nên là đòn bẩy của tất cả các ngành nghề ngày nay. Với xu hướng toàn cầu hóa, nhu cầu học ngoại ngữ càng trở nên hết sức cần thiết. Đó là cơ hội vàng cho các trung tâm ngoại ngữ phát triển mạnh mẽ. Bạn đang có nhu cầu mở trung tâm ngoại ngữ nhưng có quá nhiều khó khăn trong bước đầu khởi nghiệp? Hãy dành chút thời gian quý báu của mình để cùng chúng tôi tham khảo kinh nghiệm quản lý trung tâm ngoại ngữ, học viên học tiếng Anh nhé.

Những vướng mắc khi quản lý trung tâm ngoại ngữ, học viên học tiếng Anh

Không có màu hồng nào trải lối mà không trải qua những chông gai, điều này quả thật rất đúng. Chắc chắn, với những người khởi nghiệp bằng ngành nghề mở trung tâm ngoại ngữ thì điều này càng trở nên rất khó khăn. Họ sẽ có rất nhiều vướng mắc trong quá trình kinh doanh dịch vụ này.

Vướng mắc trong việc quản lý đối tượng học viên

Những người đăng ký tham gia khóa học tại các trung tâm ngoại ngữ không phải là ít và cùng nhóm tuổi, cùng trình độ. Vì thế, với khối lượng khách hàng lớn như thế này khiến cho việc quản lý vô cùng khó khăn trong việc phân nhóm đối tượng để dễ bề quan tâm. Có thể đối tượng đang quan tâm đến chương trình học tại trung tâm, có thể là học viên đang chờ lớp…Việc phải hệ thống chi tiết danh sách từng nhóm học viên để theo sát quy trình, tăng hiệu quả và uy tín đối với trung tâm quả thật rất nan giải. Chưa kể là việc phân loại đối tượng nếu tiến hành bằng thủ công thì vô cùng phức tạp và rườm rà. Khiến bạn tốn rất nhiều thời gian và chi phí cho văn phòng phẩm.

Vướng mắc trong việc quản lý lớp học

Những khó khăn mà người quản lý trung tâm ngoại ngữ, học viên học tiếng Anh gặp phải nữa là việc quản lý lớp học. Bởi nó bao gồm rất nhiều các thao tác phức tạp. Từ việc xếp thời khóa biểu, xếp lịch dạy của giáo viên cho đến việc xếp học viên vào nhóm lớp phù hợp với đối tượng. Nếu người quản lý không hệ thống được quá trình sắp xếp này thì rất khó để nắm bắt được số lượng lớp học, sĩ số các lớp đang duy trì để thêm bớt học viên…

Vướng mắc trong việc tính học phí

Với những người quản lý trung tâm ngoại ngữ không thành thạo công nghệ thông tin, không biết áp dụng các phần mềm hỗ trợ thì đây thực sự là khó khăn quá lớn. Mỗi chương trình học đều có mức học phí quy định khác nhau. Các chương trình thanh toán học phí cũng còn tùy thuộc vào học viên. Trung tâm rất khó tính toán học phí còn lại chưa thanh toán, hoặc áp dụng chương trình khuyến mãi giảm giá trừ học phí… Có thể gây thất thoát tiền bạc nếu không cẩn thận.

Vướng mắc trong việc khó tương tác giữa phụ huynh và trung tâm

Mối gắn kết giữa phụ huynh và trung tâm là yếu tố vô cùng quan trọng. Giúp cho phụ huynh cảm nhận được chất lượng dịch vụ của trung tâm có tốt hay không qua thông báo về tình hình học tập, lịch học hay tên giáo viên…Nếu nhắn tin bình thường sẽ rất mất thời gian và tốn chi phí.

Vướng mắc trong việc quản lý giáo viên và nhân viên

Nếu trung tâm ngoại ngữ có số lượng giáo viên và nhân viên lớn, thì việc quản lý trung tâm ngoại ngữ, học viên học tiếng Anh rất khó quản lý chặt chẽ giáo viên và nhân viên. Trung tâm cũng rất khó khăn trong việc tính lương giờ dạy, hoa hồng cho nhân viên, khối lượng công việc và hiệu quả công việc của nhân viên…

Kinh nghiệm quản lý trung tâm ngoại ngữ, học viên học tiếng Anh

Phần mềm giúp quản lý học viên tốt hơn
Phần mềm giúp quản lý học viên tốt hơn

Khó khăn rất nhiều nhưng không phải là không có hướng giải quyết. Dưới đây là những kinh nghiệm hữu ích được chia sẻ từ những người quản lý giàu kinh nghiệm sẽ mang đến giải pháp tốt nhất cho bạn:

Xác định lại khách hàng mục tiêu chính

Việc xác định lại khách hàng mục tiêu rất quan trọng, nó sẽ giúp quản lý trung tâm ngoại ngữ rất nhiều lợi ích. Điều này sẽ không làm ảnh hưởng tới định hướng tuyển giáo viên cũng như xây dựng chương trình đào tạo cho phù hợp. Vì thế, cần xác định đối tượng trung tâm bạn là ai? Là học sinh hay sinh viên? Là trẻ em hay người lớn? Cần học giao tiếp hay chứng chỉ? Từ đó, bạn sẽ có phương án riêng và nên chọn một đối tượng để tập trung làm thế mạnh của mình. Hãy tìm một nhóm công chúng mục tiêu và chỉ tập trung vào phục vụ họ để phương án quản lý được tốt hơn.

Giáo viên và cơ sở vật chất

Kinh nghiệm quản lý trung tâm ngoại ngữ, học viên học tiếng Anh tập trung vào giáo viên và cơ sở vật chất là không hề thừa. Xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của một trung tâm ngoại ngữ thường gồm các bộ phận sau:

  • Đội ngũ giảng viên, trợ giảng: Có thể nói, giảng viên đóng vai trò là người quyết định đến chất lượng dạy học. Bởi uy tín của trung tâm nằm ở giáo viên giỏi, giàu kinh nghiệm. Không ai cho con em mình vào học một trung tâm mà chất lượng giáo viên không tốt. Vì thế, đầu tư vào chất lượng đội ngũ giáo viên tốt sẽ giúp cho trung tâm của bạn phát triển thương hiệu rộng lớn trong lòng khách hàng. Hãy đầu tư vào các giáo viên bản ngữ vì đây là yêu cầu gần như không thể thiếu trong thời đại ngày nay. Bên cạnh những giáo viên, giảng viên giỏi còn có nhân tố hỗ trợ từ đội ngũ trợ giảng. Họ có thể làm nóng không khí lớp học, mang đến cho người học những phương pháp hữu ích độc đáo khi kết nối giảng viên với học viên.
  • Bộ phận tư vấn và chăm sóc khách hàng: Một trung tâm ngoại ngữ hoạt động chuyên nghiệp luôn có bộ phận tư vấn và chăm sóc khách hàng niềm nở. Công việc của họ là tư vấn cho học viên lựa chọn những khóa học phù hợp. Hướng dẫn học viên đăng ký các lớp học và hỗ trợ đánh giá năng lực sau khó học. Sự chuyên nghiệp, thái độ tận tình, chu đáo sẽ giúp người học tăng trải nghiệm và hài lòng với dịch vụ mà bạn cung cấp.
  • Bộ phận marketing: Nhiệm vụ của bộ phận này là cải thiện nhận diện thương hiệu cũng như thu hút số lượng học viên đăng ký học tập ở trung tâm của bạn. Với sự sáng tạo, đầy nhiệt huyết, bộ phận marketing sẽ tạo nên những chiến dịch truyền thông hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, đừng quên kết hợp với cơ sở vật chất hiện đại để bổ trợ cho việc học được tốt hơn nhé.

Quảng cáo và marketing

Phát triển trung tâm Anh ngữ phụ thuộc vào chiến dịch Marketing
Phát triển trung tâm Anh ngữ phụ thuộc vào chiến dịch Marketing

Công tác quảng cáo và marketing chính là kim chỉ nam trong việc phát triển trung tâm tiếng Anh. Người quản lý trung tâm ngoại ngữ, học viên học tiếng Anh nên tận dụng các trang mạng xã hội như lập Fanpage Facebook, topic trên diễn đàn thương xuyên. Mục đích nhằm chia sẻ kiến thức, thành tích của học viên đã đạt được khi học ở trung tâm… Đây là giải pháp thu hút học viên tốt nhất. Ngoài ra, để thu hút học viên và đẩy mạnh công tác dịch vụ của mình, trung tâm nên tổ chức các cuộc thi có giải thưởng, các chương trình giảm giá hay ngoại khóa trong những dịp đặc biệt để thu hút hơn. Đây là cách để bạn cạnh tranh với đối thủ của mình và loại bỏ họ nhanh chóng.

Không chỉ dừng lại với chiến dịch truyền thông thu hút khách hàng. Bạn cần phải tập trung vào xây dựng quá trình quản lý và chăm sóc khách hàng. Người quản lý phải hệ thống dữ liệu thông tin khách hàng khoa học, rõ ràng. Thông tin trao đổi đầy đủ, chính xác, hỗ trợ quá trình tư vấn, chăm sóc hiệu quả. Việc tạo dựng một mối quan hệ bền vững với khách hàng chính là kênh marketing hiệu quả nhất. Giúp tạo dựng thương hiệu cho trung tâm ngoại ngữ của bạn đến gần hơn với học viên khắp mọi nơi.

Sử dụng phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ

Nếu những trở ngại lớn mà bạn gặp phải mà chúng tôi đã đề cập ở trên khi quản lý trung tâm ngoại ngữ, học viên học tiếng Anh. Thì sử dụng phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ sẽ giúp bạn giải quyết triệt để những vướng mắc đó một cách tuyệt vời. Những phần mềm này được tích hợp tính năng hiện đại, công nghệ tiên tiến hàng đầu sẽ giúp bạn quản lý tốt các chi nhánh, lớp học, chương trình học của trung tâm…một cách hiệu quả. Không phải mất chi phí tin nhắn cho phụ huynh, phần mềm quản lý giáo dục có thể giúp trao đổi miễn phí, cũng không phải mất thời gian tính học phí, quản lý giáo viên… Giúp chủ trung tâm có thể quản lý mọi lúc, mọi nơi. Nhờ đó, dữ liệu được quản lý tập trung, bảo mật cũng như an toàn tuyệt đối. Hầu hết các phần mềm quản lý hiện nay đều được thiết kế với tính năng và giao diện tương đối đơn giản, dễ sử dụng. Thích hợp với rất nhiều mô hình kinh doanh trung tâm Anh ngữ. Giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho chủ quản lý. Bạn có thể thống kê, tính toán mọi thứ từ học phí, thu chi, trả học phí… một cách nhanh chóng so với cách làm thủ công. Giúp tính toán thu chi hàng tháng hiệu quả để xác định lợi nhuận cho chủ trung tâm.

Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ
Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ

Chức năng của một phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ chính là:

  • Quản lý học sinh: Quản lý tên tuổi, số điện thoại bố, mẹ, thông tin bố mẹ, lịch sử giao dịch, lưu ý về học sinh… bất cứ lúc nào chỉ với chiếc smartphone thông minh.
  • Quản lý thu học phí: Quản lý thu chi, tương tác với phụ huynh thu học phí, tự động nhắc phụ huynh đóng tiền…
  • Theo dõi tiến trình học tập của học sinh: Theo dõi sự tiến trình học tập tiến bộ hay không và trao đổi với phụ huynh theo dõi các giáo viên có dạy tốt hay không
  • Quản lý giáo trình, tài liệu
  • Quản lý giáo viên: Theo dõi các giáo viên có dạy tốt hay không, giải quyết phân lịch dạy, giờ dạy, học sinh đánh giá giáo viên như thế nào…

Người quản lý thông minh là người biết sử dụng phần mềm đúng lúc, hiệu quả và chất lượng.

Không còn phải quá đau đầu trong việc đi tìm giải pháp cho quản lý trung tâm ngoại ngữ, học viên học tiếng Anh nữa đúng không? Hy vọng với những chia sẻ kinh nghiệm từ các chuyên gia quản lý trên đây sẽ là cẩm nang hữu ích gối đầu giường cho những ai đã, đang và sẽ có tham vọng làm chủ một trung tâm Anh ngữ trong tương lai. Chúc quý vị tìm kiếm được giải pháp hoàn hảo như mong đợi!