Đánh Giá Và Lựa Chọn Sản Phẩm Công Nghệ Văn Phòng Đúng Cách
Đánh giá và lựa chọn sản phẩm công nghệ, thiết bị văn phòng, khóa điện tử bắt đầu từ đâu?
Đánh giá và lựa chọn sản phẩm công nghệ, thiết bị văn phòng, khóa điện tử luôn là bài toán khó với người không chuyên. Chúng tôi đã gặp nhiều doanh nghiệp mua nhầm máy in, ổ khóa hay phần mềm quản lý chỉ vì tin vào lời quảng cáo bắt mắt. Sau nhiều năm trực tiếp sử dụng và tư vấn thiết bị cho khách hàng, đội ngũ chúng tôi đúc kết được vài nguyên tắc chọn mua khá thực tế. Đây không phải lý thuyết suông mà là kinh nghiệm từ công việc hằng ngày của bên mình.
Chúng tôi luôn nhắc nhân viên mới phụ trách mua sắm một điều: đừng chọn thiết bị chỉ vì nó rẻ nhất. Cũng đừng chọn vì công ty bên cạnh đang dùng. Mỗi văn phòng có quy mô, ngân sách và thói quen làm việc khác nhau. Một chiếc máy in tốc độ cao rất hợp với xưởng in vài trăm trang mỗi ngày. Nhưng với văn phòng chỉ in vài chục trang, nó lại là khoản đầu tư lãng phí. Theo chúng tôi, bước đầu tiên luôn là xác định đúng nhu cầu thực tế trước khi nhìn vào bảng giá.
Những tiêu chí chúng tôi dùng khi đánh giá sản phẩm công nghệ
Khi đánh giá một sản phẩm, chúng tôi thường tự hỏi bốn câu. Sản phẩm này giải quyết đúng vấn đề gì trong công việc hằng ngày? Chi phí vận hành lâu dài, gồm mực in, linh kiện thay thế hay phí bảo trì, có hợp lý không? Thương hiệu có bộ phận hỗ trợ kỹ thuật tại Việt Nam không? Và thiết bị có tương thích với hệ thống hiện tại không?
Câu cuối cùng là câu bị bỏ qua nhiều nhất. Chúng tôi từng gặp một khách hàng mua cả dàn máy tính đời mới, nhưng dàn máy này không tương thích với phần mềm kế toán họ vẫn dùng suốt nhiều năm. Kết quả là phải chi thêm một khoản không nhỏ để nâng cấp phần mềm. Khoản đó hoàn toàn có thể tránh nếu khảo sát kỹ ngay từ đầu. Vì vậy, chúng tôi luôn khuyên dành một buổi để liệt kê toàn bộ thiết bị và phần mềm đang dùng, rồi mới đi tìm sản phẩm mới.
Bảo hành và chính sách đổi trả cũng là yếu tố chúng tôi cân nhắc kỹ. Một sản phẩm giá rẻ nhưng chỉ bảo hành ba tháng thường tiềm ẩn rủi ro lớn hơn nhiều. So với món đắt hơn một chút nhưng bảo hành hai năm kèm hỗ trợ tận nơi, mức chênh lệch đó gần như luôn đáng giá. Chúng tôi thường tính chi phí sở hữu trong ba năm thay vì chỉ nhìn giá niêm yết ban đầu, vì đó mới là con số phản ánh đúng mức tiết kiệm thật sự.
Kinh nghiệm chọn thiết bị văn phòng phù hợp với quy mô công ty
Thiết bị văn phòng không chỉ là máy tính hay máy in. Bàn ghế, tủ hồ sơ, máy scan đều ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc. Ngay cả những món nhỏ như bút, kẹp giấy, sổ tay cũng góp phần vào trải nghiệm hằng ngày. Chúng tôi từng tư vấn cho một công ty khởi nghiệp mười người, và họ khá bất ngờ khi biết riêng khoản văn phòng phẩm, nếu chọn sai loại, cũng có thể làm chi phí tăng đáng kể mỗi tháng.
Với những món nhỏ nhưng dùng liên tục như bút bi có nét viết đẹp và bền, chúng tôi khuyên ưu tiên độ bền của ngòi bút hơn kiểu dáng. Cảm giác cầm tay cũng quan trọng không kém giá bán, vì nhân viên viết tay khá nhiều trong ngày. Một cây bút đứt nét hay không đều mực sẽ làm gián đoạn công việc nhiều hơn người ta nghĩ. Ngoài ra, lập sẵn danh mục dụng cụ văn phòng phẩm cần thiết theo lịch cố định hằng tháng sẽ giúp bộ phận hành chính kiểm soát ngân sách tốt hơn. Tình trạng mua lắt nhắt, lúc thiếu lúc thừa cũng nhờ vậy mà giảm rõ rệt.
Với thiết bị lớn hơn như máy photocopy, điều hòa hay hệ thống mạng nội bộ, chúng tôi thường khuyên cân nhắc kỹ trước khi ký hợp đồng. Nên làm việc với đơn vị cung cấp trang thiết bị hỗ trợ vận hành có hợp đồng bảo trì rõ ràng ngay từ đầu. Văn phòng vận hành trơn tru không chỉ nhờ thiết bị tốt, mà còn nhờ có người xử lý kịp thời khi thiết bị gặp trục trặc. Chúng tôi từng thấy một công ty phải ngừng in ấn cả tuần chỉ vì không có hợp đồng bảo trì, trong khi lỗi thực ra chỉ là một linh kiện nhỏ có thể thay trong một buổi sáng.
Vì sao khóa điện tử đang dần thay thế khóa cơ truyền thống
Khóa điện tử là sản phẩm mà chúng tôi nhận được nhiều câu hỏi nhất trong hai năm gần đây. Lý do khá rõ khi nhìn vào xu hướng vận hành văn phòng hiện nay. Doanh nghiệp ngày càng cần kiểm soát ra vào chặt chẽ, trong khi khóa cơ dễ bị sao chép chìa hoặc thất lạc bất cứ lúc nào. Với khóa điện tử, người quản lý có thể cấp và thu hồi quyền truy cập chỉ bằng vài thao tác trên điện thoại, không phải thay cả ổ khóa như trước.
Ba dạng khóa điện tử phổ biến trên thị trường
Hiện có ba dạng khóa điện tử được dùng phổ biến nhất: khóa vân tay, khóa mã số và khóa thẻ từ kết hợp ứng dụng điều khiển từ xa. Mỗi loại có ưu điểm và giới hạn riêng. Khóa vân tay tiện vì người dùng không cần mang theo gì, nhưng khá nhạy với tay ướt hoặc bụi bẩn. Khóa mã số dễ dùng cho nhiều người, tuy cần đổi mã định kỳ để tránh rò rỉ. Khóa thẻ từ phù hợp văn phòng đông nhân sự, vì thu hồi thẻ rất nhanh khi có người nghỉ việc.
Chúng tôi từng tư vấn cho một đơn vị vận hành không gian làm việc chia sẻ, thường gọi là co-working space. Trước đây họ dùng khóa cơ cho toàn bộ phòng, nên mỗi lần có khách thuê mới hay hết hạn hợp đồng, bộ phận vận hành lại phải đổi ổ khóa hoặc làm lại chìa, rất tốn công. Sau khi chuyển sang khóa điện tử có ứng dụng quản lý, mọi thứ thay đổi hẳn. Họ chỉ cần cấp mã tạm thời theo đúng thời hạn thuê, hết hạn mã tự vô hiệu mà không cần can thiệp thủ công. Cách làm này tiết kiệm công sức và giảm rõ rệt rủi ro thất lạc chìa khóa vật lý.
Dù vậy, chúng tôi luôn khuyên khách hàng chuẩn bị phương án dự phòng khi chọn khóa điện tử, chẳng hạn giữ thêm một chìa cơ hoặc mã khẩn cấp phòng khi mất điện hay lỗi kết nối mạng. Không thiết bị nào an toàn tuyệt đối trong mọi tình huống. Một chiếc khóa điện tử tốt là chiếc có phương án dự phòng rõ ràng, chứ không phải chiếc quảng cáo nhiều tính năng nhất.
Câu chuyện thực tế từ một khách hàng của chúng tôi
Cách đây không lâu, một khách hàng làm xuất nhập khẩu tìm đến chúng tôi để nhờ tư vấn sau khi chuyển văn phòng. Họ cần trang bị lại gần như toàn bộ hệ thống: máy tính, máy in, khóa cửa và văn phòng phẩm cho khoảng hai mươi nhân sự. Ban đầu họ định mua toàn bộ thiết bị đời mới nhất, với ngân sách cao hơn nhiều so với dự tính.
Sau khi phân tích cùng nhau, chúng tôi nhận ra phần lớn công việc của họ là xử lý chứng từ và trao đổi email. Công việc này không đòi hỏi cấu hình máy tính quá mạnh. Chúng tôi đề xuất giảm ngân sách máy tính và chuyển phần tiết kiệm được sang hệ thống khóa điện tử kết hợp camera giám sát cho khu vực lưu trữ chứng từ quan trọng. Nhờ vậy, họ vừa đủ ngân sách trang bị đầy đủ, vừa yên tâm hơn về an ninh tài liệu nội bộ.
Câu chuyện này cũng là lý do chúng tôi khuyên bạn trao đổi kỹ với người tư vấn trước khi quyết định. Đừng mua theo cảm tính hay chỉ nghe một chiều từ người bán. Nếu muốn đọc thêm các bài về vận hành văn phòng và thiết bị số, bạn có thể ghé trang chủ của chúng tôi để xem nhiều chủ đề liên quan.
Một vài sai lầm phổ biến khi chọn mua thiết bị công nghệ cho văn phòng
Sau nhiều lần tư vấn cho khách hàng thuộc nhiều ngành, chúng tôi nhận thấy một số sai lầm cứ lặp đi lặp lại. Chọn theo thông số cao nhất mà không đối chiếu nhu cầu thực tế khiến ngân sách lãng phí. Bỏ qua chi phí vận hành dài hạn như mực in, phụ kiện thay thế hay phí gia hạn phần mềm cũng làm tổng chi phí vượt xa dự tính. Nhiều người còn không kiểm tra chính sách bảo hành tại Việt Nam, nhất là với hàng xách tay không chính hãng. Chọn khóa điện tử chỉ vì giá rẻ mà bỏ qua khả năng hỗ trợ kỹ thuật cũng rất đáng tiếc, và cuối cùng là quên tính đến khả năng mở rộng khi công ty thêm nhân sự.
Chúng tôi không cho rằng phải chọn sản phẩm đắt tiền mới là đúng. Có nhiều thiết bị tầm trung hoàn toàn đáp ứng tốt nhu cầu của văn phòng nhỏ. Điều chúng tôi muốn nhấn mạnh là cân đối giữa giá tiền, nhu cầu thực tế và khả năng hỗ trợ sau bán hàng. Đừng chỉ nhìn một yếu tố duy nhất khi ra quyết định mua sắm cho cả văn phòng.
Đôi lời sau cùng
Đánh giá và lựa chọn sản phẩm công nghệ, thiết bị văn phòng, khóa điện tử không phải việc có thể làm vội trong một buổi chiều. Chỉ cần dành thời gian xác định đúng nhu cầu, so sánh vài phương án và hỏi kỹ về bảo hành, bạn sẽ tránh được phần lớn rủi ro thường gặp. Mỗi văn phòng có một câu chuyện riêng, nên không có công thức chung nào áp dụng cho tất cả.
Nếu còn băn khoăn khi chọn thiết bị hay hệ thống khóa cho văn phòng, chúng tôi luôn sẵn lòng chia sẻ thêm kinh nghiệm từ những gì đội ngũ đã trải qua trong quá trình tư vấn thực tế suốt nhiều năm qua.