Dịch vụ doanh nghiệp nhỏ nên biết để vận hành trơn tru
Khi mới bắt đầu kinh doanh, chúng tôi thường thấy nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ loay hoay với hàng loạt việc cùng lúc: bán hàng, giao hàng, kế toán, làm website, lo bảo mật. Việc nào cũng quan trọng, nhưng nếu tự làm hết thì rất dễ quá tải. Bài viết tổng hợp về dịch vụ, doanh nghiệp và sản phẩm trong nhiều ngành này được chúng tôi biên soạn để giúp bạn nhìn rõ bức tranh chung trước khi quyết định thuê ngoài hay tự làm.
Bạn không cần phải biết mọi thứ. Điều bạn cần là hiểu đúng từng mảng để biết khi nào nên tự xử lý và khi nào nên tìm đơn vị uy tín hỗ trợ.
Dịch vụ kế toán: nền móng để doanh nghiệp không bị vướng
Kế toán là mảng nhiều doanh nghiệp nhỏ bỏ qua cho tới khi phát sinh sự cố. Chúng tôi từng gặp một cửa hàng online chỉ ghi chép doanh thu trên ứng dụng bán hàng, không lưu hóa đơn đầu vào. Đến kỳ quyết toán, chủ shop mất gần hai tháng để dựng lại sổ sách.
Nếu bạn chưa đủ nguồn lực tuyển kế toán toàn thời gian, thuê dịch vụ kế toán ngoài là lựa chọn đáng cân nhắc. Bạn nên hỏi rõ đơn vị sẽ làm những gì, phần mềm họ dùng, và cách bàn giao chứng từ hàng tháng.
Website và kênh bán hàng online
Website là bộ mặt của doanh nghiệp trên không gian mạng. Bạn không nhất thiết phải có giao diện phức tạp. Một trang giới thiệu gọn gàng, tải nhanh, hiển thị tốt trên điện thoại thường mang lại hiệu quả hơn một trang đẹp nhưng nặng.
Khi làm website, bạn nên chú ý đến mấy việc sau:
- Chọn tên miền ngắn, dễ nhớ và đúng thương hiệu.
- Cài chứng chỉ SSL để trang hiển thị an toàn với khách hàng.
- Kiểm tra tốc độ tải trang trên điện thoại trước khi đưa lên mạng.
Với những ai muốn tự học dựng trang cơ bản, việc nắm HTML, CSS và JavaScript ở mức nhập môn là đủ để chỉnh sửa nội dung và xử lý lỗi nhỏ. Phần lớn các lỗi hiển thị hiện nay đều bắt nguồn từ những chỗ rất đơn giản.
Bảo mật website và phần mềm bản quyền
Một lỗi bảo mật có thể khiến website bị gắn cảnh báo, thậm chí bị trình duyệt chặn truy cập. Chúng tôi từng hỗ trợ một doanh nghiệp bị cảnh báo do mã độc cài qua plugin lỗi thời. Quá trình khắc phục mất vài ngày, và sau đó họ phải gửi yêu cầu xem xét lại website để được gỡ cảnh báo.
Bài học rút ra khá rõ: luôn cập nhật phần mềm, chỉ dùng plugin từ nguồn đáng tin và ưu tiên phần mềm bản quyền. Đừng kỳ vọng bất kỳ giải pháp nào cũng bảo mật tuyệt đối, nhưng giảm rủi ro thì hoàn toàn làm được.
Thanh toán và nhập hàng quốc tế
Nếu bạn kinh doanh các mặt hàng nhập từ Trung Quốc, bạn sẽ gặp các bước như thanh toán Alipay, mua hàng trên Tmall hay nhập hàng Quảng Châu. Mỗi bước đều có chi phí và thời gian riêng. Ví dụ, một đơn hàng gom từ nhiều shop cần tính thêm phí vận chuyển nội địa và thuế nhập khẩu trước khi đưa ra giá bán.
Để tham khảo thêm về cách mua hàng và tối ưu chi phí, bạn có thể xem bài viết tổng hợp về dịch vụ, doanh nghiệp và sản phẩm trong nhiều ngành của bên mình, nơi chúng tôi gom các kinh nghiệm chọn lựa theo từng nhóm ngành.
Thiết bị văn phòng và công cụ hỗ trợ
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần đầu tư nhiều thiết bị. Một chiếc máy in đa năng, một hệ thống khóa cửa điện tử đơn giản hay một bộ camera cơ bản có thể đã đủ cho văn phòng quy mô nhỏ. Điều quan trọng là chọn thiết bị khớp với nhu cầu thực tế, đừng mua theo cảm tính.
Nếu đang phân vân giữa thuê ngoài và tự trang bị, bạn có thể đọc thêm cách cân nhắc giữa thuê kế toán ngoài và tuyển nhân sự để có cái nhìn cụ thể hơn về chi phí dài hạn.
Học hỏi liên tục và tận dụng nội dung số
Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ hiện tự học qua các khóa online và video hướng dẫn. Đây là cách làm hiệu quả nếu bạn chọn đúng nội dung và thực hành ngay sau khi học. Chúng tôi khuyên bạn nên thử áp dụng một kỹ năng nhỏ mỗi tuần thay vì cố gắng học cùng lúc mười thứ.
Bạn cũng có thể tham khảo các gợi ý vận hành dành cho doanh nghiệp mới để xác định việc nào nên làm trước.
Lời khuyên khi chọn đơn vị dịch vụ
Khi cần thuê bất kỳ dịch vụ nào, bạn nên yêu cầu báo giá chi tiết, xem qua vài dự án trước đó và hỏi rõ quy trình bàn giao. Đơn vị uy tín thường sẵn sàng giải thích từng bước và không hứa hẹn những kết quả tuyệt đối.
Chúng tôi tin rằng vận hành trơn tru đến từ việc sắp xếp đúng thứ tự ưu tiên, chứ không phải làm mọi thứ thật nhanh. Hãy bắt đầu từ mảng gây đau đầu nhất với bạn hiện tại, rồi dần mở rộng sang những phần còn lại.